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Dématérialisez-vous vos factures en Entreprise ?

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Le sujet de la dématérialisation ne vous est pas inconnu. Avec la digitalisation qui prend de plus en plus d’ampleur, ce sujet-là devient omniprésent.
Avec les nouvelles obligations des PME au 1er janvier 2019, la dématérialisation peut vous aider à améliorer vos processus métiers.

La facturation électronique vous permet de nombreux avantages tout en respectant la nouvelle loi.

Les nouvelles réglementations

Depuis le 1er janvier 2019, toutes les entreprises de plus de 10 salariés qui effectuent des échanges avec les établissements publics (Etat, collectivités locales, établissements publics nationaux) doivent s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures. Pour l’Etat, cela représente un volume de près de 100 millions de factures par an. Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises (moins de 10 salariés).

 

De plus, l’Etat a mis en place un portail nommé Chorus Pro, qui permet aux fournisseurs de déposer leurs factures et de suivre leur traitement. La saisie ou le dépôt des factures peut se faire manuellement en se connectant à la plateforme, mais il est aussi possible, et plus intéressant, de fonctionner via des échanges informatisés de type EDI ou de l’intégration via des APIs.

Dans ce cas, votre logiciel échange automatiquement avec le portail Chorus et vous n’avez plus qu’à suivre l’avancée du traitement, jusqu’à la mise en paiement.

 

Attention, Chorus Pro n’est pas un service optionnel : toutes les entreprises concernées par l’obligation de facturation électronique doivent créer un compte sur Chorus Pro afin d’y poster leurs factures.

 

Dématérialisation des factures

Un des premiers processus que les entreprises ont tout intérêt à dématérialiser est l’émission des factures. Tout d’abord, pour être prêt à répondre aux demandes des clients, mais aussi aux obligations légales que nous avons vues ci-dessus, sans oublier les gains apportés par cette solution.

 

Différentes études ont montré que le coût de distribution d’une facture client varie entre 1,5 € et 3 € et que la dématérialisation peut réduire ce coût jusqu’à 65 %.

Dans certaines entreprises, même petites, le volume de factures est conséquent et cette solution permet de soulager les équipes de tâches fastidieuses.

 

La marche à suivre

L’intégration d’une solution de dématérialisation des factures est une opération simple.

Une fois la solution paramétrée, l’édition des factures se fait non plus dans l’entreprise, mais vers une imprimante « virtuelle » localisée chez le prestataire, un centre d’éditique qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement.

Si vos clients préfèrent recevoir leur facture par e-mail, vous pouvez prévoir des traitements spécifiques : le système appose alors une signature électronique pour authentifier le document, et envoie la facture en pièce jointe. De plus, les factures sont archivées dans le cloud, et accessibles via un portail web sécurisé. Vous pouvez également prévoir un workflow de validation avant l’envoi. Pour suivre la bonne exécution de ces traitements, un tableau de bord permet de voir les courriers et mails envoyés, et surtout leur bonne réception.

Avec la loi du 1er janvier 2019 sur la facturation électronique à destination de l’Administration, vous devrez transmettre vos factures à Chorus Pro, et de ce fait, choisir une solution qui a prévu l’intégration avec le portail de l’Etat. Le fonctionnement est dans ce cas simple et transparent : une fois le paramétrage effectué, le système effectue lui-même le choix des factures concernées et les dépose sur Chorus Pro.

 

 

Une fois que vous aurez goûté le confort de la dématérialisation des factures, vous pourrez facilement étendre votre processus à d’autres documents : factures fournisseurs, bulletins de paie, contrats, etc.

Un pas de plus vers votre transformation numérique !

Source : C’Pro

 

 

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