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Garantir une gestion efficace et conforme des informations

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Aujourd’hui les entreprises collectent et gèrent plus de données que jamais.

Traditionnellement, les services RH gèrent les contrats, les salaires et les informations relatives aux retraites, mais les avancées technologiques numériques signifient que les principaux services RH mesurent et collectent des informations provenant de nombreuses autres sources, de l’impact des réseaux sociaux jusqu’aux données de productivité.

Cependant, tous les services RH n’ont pas cette longueur d’avance. En réalité, de nombreux services RH ont du mal à démarrer leur transformation numérique et cherchent encore à faire leurs premiers pas vers cette transformation. Il faut prendre soin de bien établir les bases, car une mauvaise gestion des informations peut entraîner des sanctions liées au RGPD. Quelles sont les phases permettant de garantir une gestion des informations plus pertinente, efficace et conforme ?

 

Phase 1 : Garantir la conformité des informations

Après l’introduction du RGPD , la conformité doit être la priorité de chaque service RH. Même si la discrétion a toujours été prise au sérieux, le non-respect de la protection des informations sensibles peut désormais entraîner de lourdes amendes pour une entreprise. Les services RH détiennent certaines des données les plus sensibles au sein de l’entreprise, des adresses personnelles jusqu’aux plaintes pour harcèlement.

Les données sensibles ne peuvent plus être stockées dans des tiroirs fermés à clé. Alors qu’une clé et un verrou étaient auparavant considérés comme suffisamment sûrs, nous vivons désormais dans un monde numérique.

Comment une entreprise peut-elle prétendre être conforme au RGPD si elle n’est pas réellement certaine des données qu’elle stocke au sein de son organisation ? Il s’agit d’un défi majeur pour les entreprises qui continuent de fonctionner en grande partie avec des flux de travail sur support papier.

En comparaison, les entreprises qui utilisent des flux de travail exclusivement numériques disposent d’une plus grande transparence sur les informations stockées, leur emplacement et les personnes habilitées à y accéder. L’introduction de flux de travail numériques peut aider les RH à mettre en place des pratiques conformes au sein du service, mais aussi à les appliquer dans toute l’entreprise.

 

Phase 2 : Obtenir plus d’efficacité

La conformité est peut-être la priorité absolue, mais l’efficacité ne doit pas être négligée. Les entreprises s’intéressent de plus en plus à la mesure des processus RH. Quelle est l’implication des employés ? Quelle est leur productivité ? Existe-t-il des causes récurrentes au départ d’employés ? Au fur et à mesure qu’augmente la quantité de données collectées, les services RH consacrent encore plus de temps à leur gestion et à leur traitement.

Les entreprises doivent encourager les stratégies RH axées sur les données. Cependant, sans la mise en place de structures adéquates, le personnel des RH est submergé par la saisie de données et la gestion fastidieuse. Dans cette optique, les responsables RH doivent prendre en compte leurs flux de travail actuels et déterminer si ce modèle est adapté pour prendre en charge les nouvelles fonctions.

 

3ème phase : Créer de la valeur ajoutée

Les entreprises évoluent pour être davantage axées sur les données. De ce fait, les services internes sont tenus de s’adapter et prendre de nouvelles responsabilités. Cependant, les responsables RH devront jouer un rôle clé dans la gestion de ce processus pour leur service. Malgré les autres priorités internes des parties concernées, la conformité doit toujours être au centre du processus, en raison des informations sensibles qui sont fréquemment traitées.

Les responsables RH doivent plutôt s’assurer que les structures et processus appropriés sont en place pour aider les équipes RH à être aussi efficaces que possible, afin de leur permettre de se concentrer sur l’atout le plus précieux de l’entreprise, ses employés.

 

Omniburo peut vous aider dans cette problématique en vous proposant des solutions sur mesures.

Source : Canon France

 

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